Titelbild Remote Meetings effektiver gestalten, Teil 1.

Remote Meetings effektiver gestalten (Teil 1)

Der Wert eines Meetings liegt nicht nur darin, Informationen auszutauschen. Menschen können in der Zusammenarbeit großartige Projekte initiieren, Produkte weiterentwickeln, voneinander lernen, sich gegenseitig motivieren und inspirieren. Doch wie gelingt ein guter Austausch, wenn Teams über mehrere Standorte hinweg arbeiten?

Telefon- und Videokonferenzen – Was kommt danach?

Remote Meetings werden immer beliebter, doch Telefon- und Videokonferenzen sind nicht für alle Formen von Meetings einsetzbar. Mit Virtual Reality ändert sich das gerade, denn VR-Technologie ermöglicht erstmals die immersive Durchführung von Meetings und Workshops über große Entfernungen hinweg. Sie setzen einfach Ihre VR-Brille auf und befinden sich in einem virtuellen Meetingraum, der sich so real anfühlt, als wären Sie mit Ihren Kollegen und Kolleginnen vor Ort. Ohne Flugreisen, ohne Anfahrtszeiten und ohne Jet lag.

Virtual Reality ist durch die Gaming-Industrie bekannt geworden, hier dient das Eintauchen in virtuelle Welten eher dem Vergnügen. WeAre nutzt die immersive VR-Technologie jedoch, um Begegnungen in virtuellen Meetingräumen zu ermöglichen. So lassen sich Meetings ortsunabhängig im virtuellen Raum abhalten und zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten nutzen.

Vor- und Nachteile von VR-Konferenzen

Wie bei jedem Werkzeug, so gibt es auch bei Virtual-Reality-Konferenzen Vor- und Nachteile.

Vorteile von VR-Konferenzen

  • Grenzenlos zusammenarbeiten: Alles was es für ein gutes Meeting braucht, kann in der virtuellen Realität umgesetzt werden. Es stehen virtuelle Whiteboards, 3D–Objekte sowie verschiedene Import-Funktionen zur Verfügung.
  • Flexible Umgebung: Die Meeting-Umgebung in der VR kann auf die entsprechende Situation und das bevorzugte Meeting-Format abgestimmt werden.
  • Ablenkungen vermeiden: Störungen werden in der VR draußen gehalten. Denn durch den Einsatz der VR-Brille sind Handys und Tablets außer Reichweite, Snacks und Getränke können erst in der Pause eingenommen werden.
  • Vielfältige Interaktion: Die Interaktionsmöglichkeiten in der VR sind deutlich vielfältiger, als in einem Telefonmeeting oder Videocall. Kopf-, Körper- und Mundbewegungen werden durch Avatare sichtbar gemacht. Selbst die Interaktion mit  eigenen 3D-CAD-Objekten ist möglich, was besonders für die Produktentwicklung interessant ist.

Nachteile von VR-Konferenzen

  • Keine Tastatur: In einem VR-Meeting wird auf die Eingabe per Tastatur verzichtet, daher ist man auf die Sprache und Handschrift angewiesen. Die Spracherkennung ermöglicht die Umwandlung von Sprachnotizen in Text. Das funktioniert inzwischen schon relativ genau und schneller als eine herkömmliche Tastatureingabe.
  • Keine fotorealistischen TeilnehmerInnen: In der VR werden die Nutzer in Form von Avataren dargestellt. Stimmlage, Kopf- und Handbewegungen werden dadurch übermittelt, nicht aber die Mimik. Zwar besteht theoretisch die Möglichkeit, den eigenen Körper für die VR scannen zu lassen, doch das Ergebnis wirkt nach heutigem Technikstand leider eher befremdlich. WeAre hat daher einen Avatar-Baukasten integriert, mit dem ganz einfach ein sympathischer Avatar als Vertreter der eigenen Person zusammengestellt werden kann. Zusätzlich kann der eigene Name eingeblendet werden.

Grundsätzlicher Ablauf eines VR-Meetings

Der Ablauf eines Remote Meetings ist nicht ganz mit dem eines Präsenzmeetings zu vergleichen. Zwar gelten die gleichen Grundregeln, doch fallen etwaige Organisationsdefizite bei Remote Meetings eher ins Gewicht. Die Anwesenheit eines kompetenten Moderators ist daher zu empfehlen. Pünktlichkeit ist essentiell, denn die Dauer von Remote Meetings in der Regel stark begrenzt. Aus dem gleichen Grund sollten die Teilnehmer sich kurz fassen und sich gleichzeitig bemühen, andere aussprechen zu lassen. So selbstverständlich das klingt, so schwierig kann das in der Praxis sein. Deshalb ist es hilfreich, Meetingregeln zu definieren. Wenn die Meetingregeln nicht vorgegeben werden, sondern gemeinsam im Team erarbeitet werden, können alle Beteiligten dahinter stehen.

Die TeilnehmerInnen sollten sich zunächst mit den technischen Voraussetzungen eines Remote Meetings vertraut machen. Das gilt selbstverständlich auch für die Benutzerführung in der virtuellen Realität.

Und so könnte Ihr nächstes VR-Meeting ablaufen:

Vorbereitung

  • Thema und Ziel definieren
  • Teilnehmer einladen
  • Zeitpunkt und Dauer festlegen
  • VR-Meetingraum definieren*
  • Agenda vorab per E-Mail versenden

*In der virtuellen Realität gibt es unterschiedliche Räume zur Auswahl.

Durchführung

  • Dokumente hochladen (z. B. Agenda als PDF)
  • In das Meeting einwählen
  • Meetingtools und Dateien öffnen*
  • “Check-In” durchführen
  • Meeting abhalten
  • To Dos zusammenfassen
  • “Check-Out” durchführen

*Virtuelle Whiteboards, PDF- und CAD-Dateien.

Nachbereitung

  • Fotos in der VR machen*
  • Fotoprotokoll und To Dos versenden
  • Termin für nächstes Meeting einstellen

*Whiteboards und bearbeitete PDFs können einzeln als Bild exportiert werden.

Auf die Vorbereitung eines VR-Meetings werden wir im nächsten Artikel genauer eingehen. Bis dahin gilt: probieren geht über studieren. Viel Erfolg!

WeAre schreibt zu Zusammenarbeit in VR
written by
Bernhard Schaefermeyer & David Frühauf
Bernhard war verantwortlich für die Recherche, die redaktionelle Arbeit und den Rohentwurf. David überführte den Text in die endgültige Fassung.