Titelbild, Remote Meetings in VR

Remote Meetings (Teil 2) Vorbereitung

Albert Einstein sagte einmal: “Wenn ich eine Stunde hätte, um ein Problem zu lösen, dann würde ich mich 55 Minuten mit dem Problem beschäftigen und 5 Minuten mit der Lösung.“ Wenn Sie ein Remote Meeting erfolgreich abschließen wollen, nehmen Sie sich also genügend Zeit für die Vorbereitung. Denn ungeplante Meetings führen schnell zu Unzufriedenheit.

Fragen Sie sich deshalb im Vorfeld, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten. Geht es darum, sich gegenseitig auf den neuen Stand zu bringen? Sollen offene Fragen geklärt werden? Soll über ein bestimmtes Thema beraten werden?

Egal zu welchem Anlass Sie das Meeting ansetzen, eine Agenda ist immer hilfreich. Damit wissen TeilnehmerInnen wie das Meeting abläuft. Um den inhaltlichen Rahmen festzulegen, orientieren Sie sich einfach an den Fragen: why? what? how? Danach legen Sie den organisatorischen Rahmen fest. Dabei helfen die Fragen: who? when? where?

Why – Warum gibt es dieses Remote Meeting?

Um Menschen zu gewinnen, müssen Sie den Sinn eines Vorhabens vermitteln. Sei es nun in Form einer Unternehmensvision, mit der MitarbeiterInnen sich identifizieren können oder eben mit dem Zweck des Meetings. Bei einem reinen Status-Update-Meeting ist der Zweck impliziert: Alle sollen einen Überblick über den aktuellen Arbeitsstand erhalten. Bei allen anderen Meetingformen ist das Thema genauer zu definieren.

What – Was ist das Ziel des Remote Meetings?

Neben dem Thema ist es hilfreich, das konkrete Ziel des Meetings zu definieren. Was soll am Ende des Meetings erreicht sein? Soll ein bestimmtes Problem gelöst werden? Soll ein Projektplan erstellt werden? Oder sollen die TeilnehmerInnen detailliert über ein ganz bestimmtes Thema informiert werden? Sollte es Ihnen nicht möglich sein, ein konkretes Ziel zu benennen, können Sie möglicherweise auf ein Meeting verzichten und kürzere Kommunikationswege wählen.

How – Wie soll das Remote Meeting ablaufen?

Sie haben Ihr Ziel vor Augen und legen nun fest, durch welchen Ablauf Sie dieses Ziel erreichen möchten. Nehmen wir einmal an, Sie wollen am Ende des Meetings ein spezifisches Problem gelöst haben. Dann steht die Problemanalyse an erster Stelle Ihrer Agenda. Danach könnte ein Brainstorming stehen, um Lösungsansätze zu erarbeiten. Die Bewertung der Lösungsansätze wäre dann Punkt 3. Die Planung der nächsten Schritte könnte der letzte Punkt auf der Agenda sein.

Who – Wer nimmt am Remote Meeting teil?

Die ideale Teilnehmerzahl für ein VR-Meeting liegt zwischen 2 und 5 Personen, bei Schulungen können es mehr sein. Im Idealfall sind nur die TeilnehmerInnen eingeladen, die direkt vom Thema betroffen sind und etwas beizutragen haben. Im Vorfeld oder zu Beginn des Meetings sollte eine Leiterin oder ein Moderator definiert werden, der durch das Meeting führt. Ein Zeitmanager achtet auf die Einhaltung der Zeitblöcke. Eine Schriftführerin notiert wichtige Punkte, welche von anderen TeilnehmerInnen noch nicht festgehalten wurden. Diese Rollen können von Meeting zu Meeting wechseln.

When – Wann und wie lange findet das Remote Meeting statt?

Legen Sie fest, an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit das Meeting stattfinden soll und bitten Sie die TeilnehmerInnen, pünktlich zu sein. Berücksichtigen Sie die Zeitverschiebung bei internationalen Teams. Die Dauer eines Remote Meetings sollte 90 Minuten nicht überschreiten – je kürzer desto besser. Sollte das Meeting länger als eine Stunde gehen, planen Sie nach 45 Minuten eine 5 – 10-minütige Pause ein. Eine Überziehung der veranschlagten Zeit sollte auf jeden Fall vermieden werden.

Where – Wo findet das Remote Meeting statt?

Wenn Sie mehrere Remote-Konferenzsysteme nutzen, ist es natürlich wichtig, das entsprechende System konkret zu benennen. Bei einer Virtual-Reality-Konferenz wäre das beispielsweise “WeAre”. Es empfiehlt sich, für jeden Zweck einen eigenen Raum einzurichten und ihn in der Agenda anzugeben. Laden Sie benötigte PDF- und CAD-Dateien vorab per Drag & Drop im Dashboard hoch, damit Sie während des Meetings darauf zugreifen können. Bei wiederkehrenden Meetings, wie Status-Update-Meetings, können Sie sich immer wieder in den gleichen Raum einwählen und an der Stelle weiterzuarbeiten, an der sie zuletzt aufgehört haben.

WeAre schreibt zu Zusammenarbeit in VR
written by
Bernhard Schaefermeyer & David Frühauf
Bernhard war verantwortlich für die Recherche, die redaktionelle Arbeit und den Rohentwurf. David überführte den Text in die endgültige Fassung.

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