Remote Meetings effektiver gestalten Teil 3

Remote Meetings (Teil 3) Status-Update-Meetings

Status-Update-Meetings sind unabdingbar wenn es um die Organisation von Teamarbeit geht. Die Kolleginnen und Kollegen müssen sich häufig austauschen und abstimmen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wir möchten an dieser Stelle ein Status-Update-Meeting unter Anwendung von Virtual Reality beleuchten.

Beim Status-Update-Meeting geht es vorwiegend darum, zu erfahren, wer gerade woran arbeitet. Das Meeting sollte daher so kurz wie möglich ausfallen. Bei einem Daily sind das meist nur 10 – 15 Minuten, bei einem Weekly auch etwas mehr. Für ausführliche Diskussionen und die Informationsvermittlung ist dieses Meetingformat ausdrücklich nicht vorgesehen, dafür gibt es Informations-Meetings.

Vorbereitung eines Status-Update-Meetings

Auch wenn die meisten Status-Update-Meeting sehr ähnlich ablaufen, sollte es soetwas wie eine Agenda geben, an der sich die TeilnehmerInnen orientieren können. Das können beispielsweise kurze Leitfragen sein, die auf einem virtuellen Whiteboard notiert werden.

Wer mit Scrum oder Kanban arbeitet, wird die virtuellen Whiteboards in der VR zu schätzen wissen. Denn hier kann wie gewohnt ein Raster aufgezeichnet und virtuelle Haftnotizen in unterschiedlichen Farben verwendet werden. Beim Verlassen des VR-Meetingraums bleiben Whiteboards und Inhalte erhalten, sodass Sie beim nächsten Meetings einfach an der entsprechenden Stelle weiterarbeiten können. Selbstverständlich lässt sich ein virtuelles Whiteboard auch als Grafik exportieren, damit es im Anschluss den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden kann.

Check-In in der VR – die Teilnehmer abholen

Nachdem sich die TeilnehmerInnen sich eingewählt haben, wird ein sogenannter Check-In durchgeführt. Er dient dazu im (virtuellen) Raum anzukommen und sich einzustimmen. Ein großer Vorteil von VR-Meetings sind die interaktiven Möglichkeiten zur Visualisierung, zur Aktivierung der Teilnehmer eingesetzt werden kann.

Tool: Stimmungs-Thermometer

In vielen Workshops und Seminaren kommt für den Check-In Stimmungs-Thermometer zum Einsatz. Und so funktioniert es:

  1. Die Moderation zeichnet ein Thermometer auf ein Whiteboard. Ganz oben wird ein lächelnder Smiley eingezeichnet, der für eine gute Stimmung steht, ganz unten ein trauriger Smiley, der für eine schlechte Stimmung steht.
  2. Die TeilnehmerInnen werden geben, ihren Vornamen neben dem Thermometer zu notieren und zwar an der Stelle, die ihrer aktuellen Stimmung entspricht.
  3. Der Moderator ruft die TeilnehmerInnen einzeln auf und bittet sie, ihre Auswahl kurz (!) zu begründen, ohne dabei zu stark ins Persönliche zu gehen.
  4. Nachdem alle etwas gesagt haben, fasst der Moderator das Gesamtbild noch einmal zusammen und leitet möchlichst positiv zum eigentlichen Teil des Meetings über.

Das Aufrufen der Teilnehmer durch die Moderatorin oder den Moderator ist bei Remote Meetings besonders wichtig, denn hier funktioniert die Kommunikation über Blickkontakt nur sehr eingeschränkt. In der VR werden die TeilnehmerInnen als Avatare dargestellt und die Namen über der Figur eingeblendet.

Die Moderation sollte zu Beginn immer kurz erklären, dass es beim Stimmungs-Thermometer um einen allgemeinen Gemütszustand geht und nicht um persönliche oder gar vertrauliche Informationen. Eine sichere Bank ist es, sich immer auf das Unternehmensumfeld zu beziehen. Beispiel: “Mit geht es heute nicht so gut, weil mein Lieblingskunde gestern mein Angebot abgelehnt hat.” Die TeilnehmerInnen dürfen zwar auch persönliche Gründe nennen, wie beispielsweise einen Todesfall in der Familie, allerdings sollte es bei dieser Aussage bleiben, denn für therapeutische Zwecke ist der Check-In nicht gedacht.

Hauptteil eines Status-Update-Meetings in der VR

Bei einem Status-Update-Meeting geht es darum, alle Teammitglieder über den aktuellen Projekt- und Arbeitsstand zu informieren und ggf. auftretende Hemmnisse oder Herausforderungen zu benennen. Daher wird das Meeting sehr kurz gehalten. Die MitarbeiterInnen werden nacheinander aufgerufen. Folgende Leitfragen haben sich dabei bewährt:

  1. Was habe ich seit dem letzten Meeting umgesetzt?
  2. Was werde ich bis zum nächsten Meeting erledigen?
  3. Welche Herausforderungen behindern mich derzeit bei meiner Arbeit?

Wenn eine Herausforderung nicht sofort gelöst werden kann – beispielsweise indem eine Kollegin Hilfe anbietet – bittet die Moderation die betroffenen Teilnehmer, das Problem im Nachgang des Meeting zu besprechen. Je nach Organisationsform mit einer Führungskraft, einem Scrum-Master oder einem Kollegen. Für komplexe Herausforderungen könnte ein Problemlösungs-Workshop das richtige Mittel sein.

Wird ein Whiteboard zur Visualisierung genutzt, kann die Moderation oder der verantwortliche Mitarbeiter die virtuellen Haftnotizen auch gleich neu anordnen. Sollte das zu lange dauern, wird dieser Schritt ans Ende des VR-Meetings verlagert.

Check-Out in der VR

Auch der Check-Out kann kurz gehalten werden. Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer wird von der Moderation aufgerufen und fasst in einem Satz zusammen, was er als nächstes tun wird. Damit ist das VR-Meeting abgeschlossen.

Nachbereitung eines Status-Update-Meetings in der VR

Nachdem die Meeting-Teilnehmer den VR-Meetingraum verlassen haben, hat die Moderation die Möglichkeit, Whiteboards und beschriftete PDF-Dokumente als Grafiken zu exportieren und den Teilnehmern wie gewohnt per E-Mail zukommen zu lassen.

Quellen:

http://meetingsift.com/status-update-meetings/

WeAre schreibt zu Zusammenarbeit in VR
written by
Bernhard Schaefermeyer & David Frühauf
Bernhard war verantwortlich für die Recherche, die redaktionelle Arbeit und den Rohentwurf. David überführte den Text in die endgültige Fassung.

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