WEARE ROOMSDer Arbeitsplatz wird hybrid!

Seit der Pandemie arbeiten viele Menschen aus dem Homeoffice © WeAre

WeAre Rooms Innovative Technologien machen den Arbeitsplatz der Zukunft krisensicher

COVID-19 beschleunigt aktuell einen Trend in der modernen Arbeitswelt, der in anderen Ländern schon seit einigen Jahren zu erkennen ist. Homeoffice war gestern – die Zukunft des Arbeitsplatzes wird hybrid. Innovative Technologien – wie das VR-Konferenzsystem von WeAre – verhelfen zur Transformation des Arbeitsplatzes.

Auch in der Arbeitswelt hat der Leitsatz „stay home, stay safe“ bereits nachhaltige Spuren hinterlassen und einen Change Prozess initiiert: Der Arbeitsplatz ist in 2020 durch Corona in vielen Unternehmen ortsunabhängig geworden. Remotes und kollaboratives Arbeiten sind für Unternehmen zu einer wichtigen Schlüsselkompetenz geworden, um die Sicherheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. In einer Studie haben das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation und die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V. die Auswirkungen, Chancen und Erfahrungen virtueller Arbeitsformen analysiert. Rund 70 Prozent der 500 Befragten gaben an, dass ihre Angestellten während der Corona-Pandemie komplett im Homeoffice arbeiten. Bei 21 Prozent wird ein hybrides Arbeitsmodell mit einer 50:50-Aufteilung erprobt. Auch Geschäftsreisen und Kundenveranstaltungen werden immer mehr virtualisiert. Nach einer Umfrage von Eurostat arbeiteten 2019 nur knapp fünf Prozent der Beschäftigten üblicherweise im Homeoffice. Die Erfahrungen der letzten Monate läuten aktuell einen neuen Trend ein: Die flexible Mischform aus Homeoffice und Anwesenheit im Büro erscheint vielversprechend, um langfristig den Arbeitsplatz zu transformieren und somit auch einen Vorstoß in Richtung Work-Life-Balance zu ermöglichen. Innovative Technologien wie das VR-Konferenzsystem WeAre Rooms bilden die Basis für eine lebendige und ortsunabhängige Unternehmenskommunikation.

Ist hybrid das neue remote?

Nicht ganz. Denn der hybride Arbeitsplatz soll die nahtlose Verbindung zwischen mobilem, halbmobilem und bürobasiertem Arbeiten ermöglichen und das Beste von allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stellen – je nach Bedarf. Die Mitarbeiter:innen sollen selbst wählen, wann und von wo aus sie wie arbeiten möchten. Im „Hybrid Workplace“ verändert sich das Verständnis vom Arbeitsplatz: es ist kein räumlich klar definierter Ort mehr. Der Fokus liegt auf dem produktiven und effizienten Arbeitsergebnis. Besonders Arbeits- und Kooperationsprozesse scheinen insgesamt deutlich stärker virtualisierbar zu sein, als bisher angenommen. Darüber hinaus wirken sich der Autonomiegewinn und die positive Ausgestaltung der individuellen Work-Life-Balance positiv auf die Arbeitsproduktivität aus. Als bedürfnisorientiertes Arbeitsplatzmodell gewinnt das Konzept des „Hybrid Workplace“ besonders bei den Mitarbeiter:innen an Beliebtheit.

Abbildung 1: Voraussichtliche Veränderung des Home-Office-Angebots, in: http://publica.fraunhofer.de/eprints/urn_nbn_de_0011-n-5934454.pdf

Diese positiven Nebeneffekte gehen auch an Führungskräften und Entscheidern nicht vorbei:  Knapp die Hälfte der Befragten gab an, dass die Führungskräfte durch die Erfahrungen während Corona ihre Vorbehalte gegen Arbeit auf Distanz deutlich abgebaut haben und zukünftig ihr Angebot an Homeoffice weiter ausgestalten wollen. Weniger als ein Prozent will die Homeoffice-Möglichkeiten wieder verringern. Diese „Learnings“ motivieren fast 90 Prozent zu der Einschätzung, dass Homeoffice in größerem Umfang realisiert werden kann, ohne dass Nachteile entstehen. Auch Dienst- und Geschäftsreisen sollen in Zukunft häufiger virtuell z. B. über Videokonferenzen stattfinden. 

Abbildung 2: Lernerfahrungen zum Home Office in der Corona-Krise, in: http://publica.fraunhofer.de/eprints/urn_nbn_de_0011-n-5934454.pdf

Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies bestätigt, dass die meisten Arbeitnehmer:innen kurze virtuelle Meetings für nahezu gleichwertig halten. Eine Herausforderung stellen jedoch für viele offensichtlich längere Besprechungen dar: Rund 70 Prozent sind der Ansicht, dass virtuelle Meetings weniger spannend sind als der direkte persönliche Austausch und nur wenige Teilnehmer:innen wirklich aktiv dabei sind. 

Moderne Conference Tools, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, kommen schnell an ihre Grenzen, sobald es um die Visualisierung komplexer Sachverhalte und das kollaborative Zusammenarbeiten geht. Im virtuellen Meetingraum fällt es vielen schwer, konzentriert zu bleiben und das Treffen aktiv mitzugestalten. 

Wie ein hybrider Arbeitsplatz am Beispiel von WeAre funktioniert

WeAre Rooms ermöglicht den Zusammenschluss von virtuellen und physischen Büros. Im VR-Konferenzsystem wird es Mitarbeiter*innen ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort zusammenzuarbeiten. Der virtuelle Konferenzraum sorgt für einen Wechsel der gewohnten Umgebung und aktiviert die Kreativität der Teilnehmenden. Denn WeAre Rooms ist nicht nur ein virtueller Raum, sondern durch viele weitere Funktionen vor allem ein interaktiver Meetingraum. Fotos, Dokumente, Whiteboards, farbige Post-its und vieles mehr unterstützen das spielerische Zusammenarbeiten im dezentralen Team. So können mit WeAre Rooms komplexe CAD- und Konstruktionszeichnungen per Drag-and-Drop zu bearbeit- und  begehbaren virtuellen Modellen werden. Die Folge sind immense Ersparnisse durch weniger Dienstreisen, signifikant kürzere Projektlaufzeiten und eine niedrige Fehlerquote in den Konstruktionen – potenzielle Problemstellen lassen sich in einer virtuellen, dreidimensionalen  Umgebung schneller identifizieren als mit Hilfe einer zweidimensionalen Zeichnung ‒ und das unabhängig vom Standort des jeweiligen Mitarbeiters. Darüber hinaus besticht der VR-Meetingraum durch seinen Erlebnischarakter: Das Treffen in der virtuellen Welt ist für viele Teilnehmende spannend und motivierend, sodass bei dieser digitalen Besprechung niemand kurz einnickt.

„Räumliche Nähe wird immer ein wichtiges Momentum sein. Für die tägliche Zusammenarbeit ist sie jedoch nicht notwendig, wenn Mitarbeiter:innen innovative Tools an die Hand bekommen, die sie befähigen, kreativ, produktiv und kollaborativ zu agieren“, erklärt Marvin Tekautschitz, COO und Co-Founder von WeAre.  

Die Zahnräder des hybriden Arbeitsplatzes

Neben den vielen Chancen stellt sich jedoch die Frage, wie eine hybride Arbeitsumgebung geschaffen werden kann, in der Mitarbeiter:innen problemlos zwischen Homeoffice und Büro wechseln, um zusammenzuarbeiten. Einen zentralen Gelingensfaktor bildet die Konnektivität zwischen den Menschen und ihren unterschiedlichen Arbeitsplätzen. Neben Aspekten in der Unternehmenskultur werden besonders die Technologien immer wichtiger, um hybride Arbeitsplätze zu realisieren und diese auch miteinander zu vernetzen.

  • Vertrauen: Essentiell ist das wechselseitige Vertrauen zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Besonders gestärkt wird die Vertrauensbasis durch Zusammenhalt und Teamwork. 
  • Kommunikation: Eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen über verschiedene Standorte hinweg kann durch die Einführung von neuen Kommunikationstools besonders gefördert werden.
  • Regeln: Eine Flexibilisierung des Arbeitsortes führt oft auch zu einer Flexibilisierung von Arbeitszeiten. Regularien müssen sicherstellen, dass auch Arbeitsschutz gewahrt wird. 
  • Führung: Führungskräfte müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter*innen über die richtigen Fähigkeiten und Technologien verfügen, um Workflows umsetzen zu können. Mitarbeiter*innen sollten bei diesem Change Prozess begleitet werden, um Arbeitsmodelle und Tools individuell abzustimmen und anzupassen. 
  • Technologien: Die Transformation hin zum „Hybrid Workplace“ geht mit der Einführung von Technologien einher, um effektives kollaboratives Arbeiten im Team zu ermöglichen. Zentrales Ziel beim hybriden Arbeitsmodell sollte es sein, Mitarbeiter:innen einen vergleichbaren Komfort wie im klassischen Büro zu bieten. 

Virtuelle Arbeitsformen liegen im Trend. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter:innen, Orte und Prozesse mit innovativen Technologien ausstatten, werden hybride Arbeitsplätze schaffen und den Workflow verbessern. Die digitale Transformation in Arbeitsprozessen hat in den letzten Monaten einen gewaltigen Schub bekommen. Die Corona-Pandemie könnte sich ex post als ein wichtiger Schritt für die nachhaltige Veränderung der modernen Arbeitswelt entpuppen. Denn mit großen Veränderungen kommen große Möglichkeiten.

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