VR NEWSTravel Turn: Virtuelle Realität statt Geschäftsreisen

VR NEWS Mit virtuellen Geschäftsreisen nachhaltiger werden

Berlin, 02.07.2021 – In der Krise stecken auch Chancen: Die globale Pandemie mit ihren Reisebeschränkungen gibt Anlass, die Unternehmensmobilität nachhaltig umzugestalten. Statt Geschäftsreisen sollen nach neuesten Studien künftig virtuelle Konferenztools die erste Wahl werden. Rund 95 Prozent der Unternehmen erwarten einen langfristigen Rückgang von Geschäftsreisen. 80 Prozent planen ihren IT-Bereich mit digitalen, krisensicheren Lösungen auszubauen. Einer dieser Anbieter, das Berliner Startup WeAre, welches eine VR-Konferenzlösung entwickelt, hat sich die derzeitige Situation einmal genauer angeschaut.

Geschäftsreisen sind teuer, zeitaufwendig und verursachen CO2. Und doch gehören sie für viele Menschen zum Alltag. Im Vor-Corona-Jahr 2019 erreichten die Dienst- und Geschäftsreisen in Deutschland neue Rekordzahlen: 13,0 Millionen Geschäftsreisende sowie 195,4 Millionen Geschäftsreisen, von denen rund 70 Prozent reine Tagesreisen darstellten. Auch die Kosten für Geschäftsreisen deutscher Unternehmer waren mit 55,3 Milliarden Euro so hoch wie noch nie. 

Bekanntermaßen geht es von der Spitze steil bergab. Die Corona-Pandemie mit ihren Reisebeschränkungen brachte eine radikale Zäsur für alle Dienst- und Geschäftsreisenden. Seit der Pandemie finden bei 78 Prozent der deutschen Unternehmen weniger als zehn Prozent der Dienstreisen statt. Gründe hierfür sind laut der neuesten Barometer-Umfrage des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) vom 14.06.2021: gesundheitliche Risiken (85,9 Prozent), komplizierte Einreisebestimmungen bei internationalen Einsätzen (73,4 Prozent), fehlende Planungssicherheit (65,6 Prozent) sowie unklare oder intransparente gesetzliche Bestimmungen am Zielort (68,8 Prozent). 94 Prozent der Befragten prognostizieren, dass die Zahl der Geschäftsreisen nach der Corona-Pandemie langfristig zurückgehen wird. Rund 70 Prozent der Unternehmen rechnen mit 30 Prozent weniger Außendiensteinsätzen. Stattdessen sollen Sinn und Zweck von Dienst- und Geschäftsreisen stärker denn je hinterfragt und geprüft werden. 

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Abbildung 2: Die Corona-Pandemie stoppte den Trend im Geschäftsreisesektor und sorgt für ein langfristiges Umdenken.
© WeAre

Dauerhafter Travel Turn 

Nicht nur Corona, sondern auch das Aufkommen neuer Technologien und die geänderten Bedürfnisse seitens der Arbeitnehmer:innen verändert die Arbeitswelt. Projekt- und teambasierte Arbeit mit dezentralen Teams wird für viele  Unternehmen immer relevanter. Gleichzeitig wächst der Wunsch seitens der Arbeitnehmer:innen, auch langfristig remote bzw. hybrid arbeiten zu können. Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies bestätigt, dass die meisten Arbeitnehmer:innen kurze Web-Meetings für nahezu gleichwertig zum Vor-Ort-Meeting halten. Eine Erfahrung, die sich auch ex post als wichtiger Treiber hin zu einem nachhaltigen Travelmanagement entpuppen könnte. 

Die Erfahrungen während der Lockdowns wirken wie ein Katalysator für die Digitalisierung in Unternehmen. Besonders digitale Pioniere kamen dank des Einsatzes innovativer Technologien nachweislich besser durch die Krise. Viele Unternehmen haben die Relevanz der digitalen Transformation zu spüren bekommen und sind nun eher bereit, in nachhaltige, adäquate Alternativen zu investieren. So ergab die Corona Restart Studie, dass 68 Prozent künftig mehr auf digitale, krisensichere Lösungen setzen wollen. The State of IT prognostiziert, dass 80 Prozent eine langfristige Änderung im IT-Bereich planen.

„Innovative Technologien ermöglichen heute die Konnektivität zwischen den Menschen und ihren unterschiedlichen Standorten und machen Reisen aus technischer Sicht schon obsolet. Doch wenn wir nachhaltigere Alternativen zu Geschäftsreisen etablieren wollen, ist es ausschlaggebend, dass wir die Mehrwerte lang bewährter Strukturen erkennen und menschliche Bedürfnislagen identifizieren. Nur so kann eine innovative Lösung ‒ wie ein VR-Konferenztool ‒ auch auf Akzeptanz stoßen und einen Wandel initiieren“, erklärt Max Noelle, Gründer und CEO von WeAre.

Sinn und Zweck von Geschäftsreisen 

Geschäftsreisen dienen in erster Linie einem unternehmerischen Zweck und gelten in vielen Unternehmen als unersetzlich für komplexe Absprachen und den Vertrieb. Wird nach der Motivation hinter Geschäftsreisen gefragt, zeigen sich drei essentielle Treiber:

1. Die Amadeus-Studie zeigt, dass die soziale Interaktion bei Geschäftsreisen einen hohen Stellenwert hat. Am meisten vermissen die Geschäftsreisenden menschliche Faktoren wie Kolleg:innen und Kund:innen persönlich zu treffen (55 %) und den persönliche Austausch bei Meetings (49 %). Laut dem VDR fördert eine ausgeprägte Reisekultur im Unternehmen die interne Zusammenarbeit, stärkt Beziehungen, ermöglicht eine effizientere Verwaltung dezentraler Teams und eine Vereinheitlichung der Unternehmensstruktur.

2. Darüber hinaus wird insbesondere die Kundennähe als wichtiges Kriterium im Vertrieb erkannt. Physische Kundenmeetings sind seit jeher ein zentraler Bestandteil der Geschäftsabwicklung und des Aufbaus von Beziehungen. So wirken sich Geschäftsreisen verkaufsfördernd aus und erhöhen durch die Kundennähe die Abschlüsse.

3. Geschäftsreisende schätzen laut Amadeus-Studie auch den Erlebnischarakter einer beruflichen Reisetätigkeit wie das Kennenlernen anderer Kulturen, das Reisefeeling mit Flug und Hotelaufenthalt sowie soziale Events wie Veranstaltungen oder Treffen mit Speisen und Drinks.

Moderne 2D-Konferenztools kommen bei diesen Punkten schnell an ihre Grenzen. Denn  sobald es um längere interaktive Absprachen, die Visualisierung komplexer Sachverhalte oder die kollaborative Zusammenarbeit geht, fehlt der direkte persönliche Austausch. Rund 70 Prozent nehmen wahr, dass nur wenige Teilnehmer:innen wirklich aktiv bei Web-Meetings dabei sind.

Abbildung 3: VR-Konferenzen erweitern die Möglichkeiten von Telefon- und Videokonferenzen um ein Vielfaches. © WeAre

„An sich sind Reisen etwas Schönes, besonders, um Land, Leute und Kulturen kennenzulernen. Doch Reisen zu Geschäftszwecken, nur um in einem anderen Büro oder einer Industriehalle zu arbeiten, sind Schmerzpunkte für die Unternehmensressourcen und für unser Klima. Unsere Vision ist es, Geschäftsreisenden und Industriellen mithilfe virtueller Realität zu ermöglichen, gar nicht erst reisen zu müssen, um sich mit Kolleg:innen oder Kund:innen zu komplexen Sachverhalten austauschen zu können”, sagt Max Noelle von WeAre.

Mit Virtual Reality auf Geschäftsreise 

Unter Einbezug aller Sinne schafft virtuelle Realität eine immersive Nähe zwischen Gesprächspartner:innen. In einem VR-Meeting können auch Problemlösungs- und Innovationsworkshops, Kundentermine und Servicemeetings durchgeführt werden. Die virtuelle Realität ermöglicht es, sich mit Kolleg:innen, Geschäftspartner:innen und Kund:innen auszutauschen – und zwar so, als wäre man wirklich vor Ort.

Der Maschinen- und Anlagenbauer Schauenburg MAB setzt WeAre Rooms ein, um komplexe CAD- und Konstruktionszeichnungen als bearbeit- und begehbare virtuelle Modelle erlebbar zu machen. Mithilfe zahlreicher bewährter Meetingtools wie Präsentationen, Kamera, Dokumente, Whiteboards, farbige Notizen und vieles mehr wird die Zusammenarbeit im VR-Konferenzraum für alle Teilnehmer:innen zu einem interaktiven und immersiven Erlebnis. So können auch Kund:innen ihre Produkte maßstabsgetreu erleben, noch bevor sie gebaut werden, und ihre Wünsche direkt am 3D-Objekt anmerken. Dank der VR-Software können auch in sehr reiseaffinen Branchen wie im Maschinen-und Anlagenbau erstmals Kundentermine virtuell realisiert werden. „Unser Vertriebsteam nutzt WeAre, um Großprojekte mit internationalen Kunden zu besprechen. Dadurch können wir die Reisekosten reduzieren und den Kunden stärker in den Entwicklungsprozess einbeziehen“, erklärt Normen Perten, Head of Sales bei Schauenburg MAB. Neben Zeit, Kosten und Fehlern werden dank der VR-Software von WeAre vor allem Dienst- und Geschäftsreisen eingespart und somit letztlich auch der CO2-Fußabdruck des Unternehmens reduziert.

„Neben Investitionen in Technik und Tools müssen Unternehmen noch mehr ihre Mitarbeiter:innen mit Alternativen vertraut machen, sie schulen und mit ihnen gemeinsam Lösungen erproben. Bei WeAre ermöglichen wir es Interessent:innen, mit kostenlosen Online-Demos auf eine erste virtuelle Geschäftsreise in die VR zu gehen, um selbst zu erleben, wie unfassbar echt sich das anfühlt“, so Max Noelle von WeAre, der hier im Interview in der VR zu sehen ist. Das Geschäftsmodell von WeAre basiert auf einem nutzerbasierten SaaS-Lizenzmodell. Es stehen Nutzerlizenzen in Form von 12-, 24- und 36-Monatsmodellen zur Auswahl.

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